Comment j’utilise parfois Notes et Rappels ensemble…

Alors que dans de nombreuses applications de prise de notes, on trouve une fonctionnalité, plus ou moins étendue, de gestion des tâches et d’alertes, Apple Notes ne propose rien de tel, seulement des listes avec cases à cocher qui n’ont aucune action concrète. Aucune commande n’est prévue pour créer des déclencheurs temporels d’alerte. Pourquoi ?
Apple juge que jouer la carte de la synergie entre ses différentes applications, fournies gratuitement avec macOS (et les autres plateformes, notamment mobiles), est la bonne approche. Il faut donc exploiter Notes et Rappels en tandem. Cela fonctionne… une fois qu’on a compris la procédure, que je n’ai pas trouvée évidente au départ, et qui est, à mon avis, loin d’être optimale.

Je ne connais aujourd’hui, dans macOS 15 et 26, qu’un seul moyen de créer un rappel reprenant – partiellement – le contenu d’une note.
Cela passe par la fonction Partager et la feuille de partage.

Quand j’ai une note ouverte et que je veux créer une tâche/rappel, je clique sur l’icône Partager. La feuille de partage s’affiche.
À ce moment précis, je choisis, en haut de la feuille de partage, l’option Envoyer une copie (pas l’option Collaborer, qui est malheureusement sélectionnée par défaut – comme si la collaboration était la chose la plus communément partagée).
J’opte ensuite pour l’application Rappels dans la liste proposée.

En bas de la feuille, je précise la liste qui va recevoir le nouveau Rappel.
Il m’arrive de cliquer aussi sur l’icône ⓘ à droite du titre du futur rappel afin de régler quelques détails : entrer une URL, fixer date/heure, ajouter des mots clés, un drapeau, une priorité… Toutes les métadonnées habituelles d’un rappel de l’application Rappels. Généralement, je ne le fais pas.
Je clique sur le bouton Ajouter.

Un rappel est alors créé dans Rappels, dans la liste choisie.
Il est regrettable que dans Notes, sur la note utilisée, rien n’indique qu’elle est liée à un rappel – cela permettrait d’ouvrir Rappels directement sur le rappel pour éventullement le modifier.

L’ensemble de la note n’est pas reprise. Seulement une dizaine de lignes, suivies de l’icône de Notes. Logique : la note pourrait être très longue et comporter des éléments que Rappels ne saurait correctement gérer.
Pour consulter la note complète depuis Rappels, texte et élements intégrés, je clique sur cet icône Notes… ce qui me renvoie vers Notes à la note précise…

Si l’on active Apple Intelligence, sur un Mac Apple Silicon sous macOS 15 ou 26, le contenu de la note est analysé.
Il se peut alors que des éléments soient détectés qui matchent avec un type de liste intelligente de Rappels. C’est le cas, ici avec cette liste de produits à acheter, créée dans Notes.

Il m’est donc proposé par défaut de créer le nouveau rappel dans la liste Courses, qui est une liste intelligente (créée automatiquement si elle n’existe pas encore).
Si je ne fais rien de plus que de changer la liste, j’obtiens un rappel identique à celui créé sans Apple Intelligence.
En revanche, Apple Intelligence a aussi généré la section Suggestions. Elle permet d’inclure tout ou partie des items qui ont été détectés dans la note, qui seront considérés comme autant de rappels autonomes.
Ces rappels sont alors rangés automatiquement dans les diverses catégories prévues par Apple pour les courses. Il n’y a plus qu’à cocher au fur et à mesure des achats effectués.

Hélas, je n’ai pas trouvé le moyen de n’envoyer vers Rappels que tous ou certains items, sans que la note elle-même ne soit aussi prise en compte en tant que tel et intégrée comme un autre rappel – généralement je la supprime dans la foulée.

Autre grande frustration : il n’est pas possible, via le mécanisme expliqué ici, d’ajouter plusieurs Notes à un même rappel. Certes, je peux sélectionner plusieurs notes, mais alors la fonction Partager devient grisée et inutilisable. Il n’est pas non plus possible d’ajouter un lien vers une ou plusieurs notes à un rappel préexistant.
La seule façon que je connais pour, tant bien que mal, contourner cette limite est de récupérer l’URL des notes dans Apple Notes, pour les coller manuellement dans le texte du rappel ou dans son champ Notes ou son champ URL (ce dernier n’acceptant qu’une seule URL).
Pour récupérer le lien d’une note dans la base de données, faites un clic droit > Copier le lien de la note… mais cela n’est possible qu’avec les notes stockées sur iCloud, pas avec les notes locales Sur mon Mac. Ces liens ne sont pas gérés comme des objets attachés par autant de notes natives, mais comme du texte cliquable pointant vers les notes.

Si vous avez d’autres méthodes pour travailler avec Notes et rappels de concert, n’hésitez pas à les proposer à tous les visiteurs de VVMac dans les commentaires. ✿