Comment j’utilise Rappels comme un second cerveau au quotidien

Dans mon premier article consacré à Rappels (à lire ici), j’ai expliqué comment j’utilise cette application pour gérer non seulement mon temps – qu’il s’agisse d’événements (que l’on enregistre habituellement dans un calendrier) ou de tâches –, mais aussi bien d’autres petites choses, ce que j’appelle mes « trucs » : idées, codes, remarques glanées au fil de la journée, adresses web intéressantes, livres à lire… Ce tout constitue un petit cerveau quotidien qui vient compléter mon « grand cerveau de travail », maintenu par DEVONthink.
Dans ce second papier sur Rappels, je vais vous parler des fonctionnalités de présentation et d’organisation qui me permettent de m’y retrouver, de visualiser, de trier, d’exploiter au fil des jours cette masse de données. Je vais aussi vous monter comme j’associe Rappels à deux autres applications, association dont je pourrais très bien me passer, mais qui m’apporte plus de confort.

NB : Pour les captures d’écran qui accompagnent cet article, j’ai créé une petite vraie-fausse base de données, afin de préserver tout de même ma vie privée et mes activités. Mais qu’il y ait des tonnes d’entrées ou très peu, comme ici, cela ne change rien à mes suggestions.

Les listes que j’utilise, pourquoi, comment

La première chose que je fais le matin quand j’arrive sur mon Mac, mais aussi à n’importe quel moment de la journée, c’est d’ouvrir la liste Programmés. Un des gros boutons en haut de la barre latérale. Cette liste me donne un déroulé exact de ce qui est En retard, de ce que j’ai à faire Aujourd’hui, et de ce qui est noté ou planifié pour les jours suivants. Je peux même aller loin dans le temps pour vérifier que je n’ai pas oublié des choses, par exemple, pour mon prochain voyage à Paris, et peut-être modifier des rendez-vous ou une liste de courses de bons produits à ramener à Chiang Mai. Cette vue est purement historique.

Alternativement, je peux afficher la liste Tous, qui montre toutes les informations, ce qui est utile pour évaluer sereinement la charge de travail ou, plus largement, l’activité. Il est clair que VVMac est la liste la plus chargée. Je peux directement modifier les détails des éléments ou encore décaler des choses dans le temps, par exemple. Je peux également « zoomer » sur une liste en particulier en cliquant sur son intitulé dans la section Listes de la barre latérale – mais je me contente, la plupart du temps, de m’en référer à la liste Tous.

La liste Terminés est très importante pour moi, et je vous invite à y prêter toute votre attention. Ce qui est achevé ne doit pas nécessairement être oublié ! Je ne supprime que très peu d’éléments de la base de données. Même un rendez-vous ponctuel chez le médecin ou une visite à l’hôpital peuvent se révéler, un jour, des informations importantes. Grâce à cela, je peux suivre précisément les analyses que j’ai pu faire, à la fois pour maîtriser ma démarche « santé » et pour traquer les remboursements (pas évident quand on vit à l’étranger). Le champ de recherche me permet de retrouver très facilement n’importe quel élément du passé.

Il faut tout de même faire attention, si vous notez beaucoup de choses dans Rappels, à ne pas strictement tout conserver. Que je sois allé, tel jour, acheter des légumes au marché de Maekhu ou me suis fait couper les cheveux, cela ne présente réellement aucun intérêt pour l’avenir. C’est un tri que je fais chaque jour, en soirée. Je revois aussi ce qui est prévu pour le lendemain et les quelques jours suivants, afin de me coucher sans ressasser tout cela et de jouir d’une bonne nuit.

Dans macOS 26.4, Apple a ajouté une nouvelle liste pour regrouper les éléments marqués URGENT. C’est un indicateur dont je ne me sers pas encore ; je ne suis pas certain de jamais l’utiliser à l’avenir.
Autre indicateur intéressant : le Drapeau. Il faut veiller à ne pas multiplier les mots-clés (tags) inutilement ; c’est un réflexe contreproductif, dans Rappels comme dans d’autres applications ou dans le Finder. Utiliser les tags n’est pas une obligation, c’est une bonne idée, mais il faut y avoir préalablement réfléchi. Définissez, avant même toute utilisation, une liste raisonnable de tags et tenez-vous-y. Bien sûr, il y aura toujours telle ou telle activité ou truc noté dans Rappels que vous aurez du mal à qualifier avec aucun des tags existants. Ne cédez pas à la facilité d’en créer un nouveau à la volée. Faites l’effort de réfléchir quelques secondes ; je suis sûr que vous saurez appliquer avec intelligence un des tags existants.
Notez que les mots clés, une fois créés, existent même s’il n’y a dans la base de données aucun élément qui en utilise. Vous vous en apercevez facilement en cliquant sur chaque tag dans la barre latérale (troisième section), et vous pouvez alors supprimer ceux qui ne sont plus d’actualité ; si le besoin s’en fait sentir un jour, il vous suffira de les recréer.

Quid de la liste Aujourd’hui ? Je ne l’affiche jamais, puisque je l’ai aussi bien dans la liste Programmés. Sa particularité est d’être structurée en trois sections, matin, après-midi et soirée, mais je n’en ai pas besoin.

Dans toutes les listes, il est possible de filtrer les éléments selon un critère à la fois : je privilégie toujours Échéance. D’ailleurs la liste Programmés est triée par date d’échéance, en ordre chronologique croissant, et on ne peut rien y changer. Ceci dit, le tri choisi ici par Apple me convient parfaitement, je n’aurais pas fait autrement.
Dans les autres listes, je pourrais aussi bien afficher les éléments triés par date de création, par priorité (un critère que je n’utile quasiment jamais) ou par titre (ordre alphabétique), mais je n’en vois jamais l’utilité pratique, puisque la plus grande partie des éléments est chez moi dotée d’une date d’échéance, seul critère qui vaille dans mon approche.

Pour structurer certaines listes, vous pouvez créer des sections. Je n’utilise que très rarement cette possibilité, qui correspond vraiment à un mode « suivi d’un projet ».
Par exemple, j’ai structuré ma liste Voyage à Paris en deux sections : avant le départ, et pendant mon séjour en France.

Les sections sont la base d’un mode d’affiche particulier, le mode colonnes, qui s’inspire de l’approche kanban, dans laquelle on peut déplacer des éléments d’une colonne (section) à une autre par glisser-déposer, un mode de visualisation dans ce cas plus parlant que le mode liste qui déroule tous les éléments à la suite les uns des autres.
Pour des listes qui ne correspondent pas à des projets, les tags me permettent d’arriver à une organisation, une recherche et une visualisation qui me conviennent.

J’ai placé sur le Bureau un widget pour chacune des deux listes principales que j’ai créé dans Rappels. Les widgets sont interactifs si bien que je peux cocher les éléments sans ouvrir Rappels.

Comment je tire parti de Calendrier et de Notes
(ou de DEVONthink)

Même si Rappels est ma « tour de contrôle », du sommet de laquelle je vois le monde qui m’entoure et je contrôle mon horizon en presque tous sujets, j’utilise également quelques autres applications en renfort.

D’abord, Busycal. Un calendrier que j’apprécie depuis des lustres, et qui est inclus dans l’abonnement Setapp. Mais ce serait la même chose avec l’application Calendrier d’Apple. Puisque c’est la même base de données qui est utilisée en coulisses.
Pourquoi un calendrier ?, me direz-vous, alors que je vous ai dit, dans mon premier article, que j’entrais les événements dans Rappels ?

Parce que, même si je peux tout à fait enregistrer dans Rappels un événement qui s’étend sur plusieurs jours, comme du long week-end à la mer ou un voyage à Paris, Rappels n’est évidemment pas équipé pour afficher cela de manière « visuelle », alors qu’un calendrier déploie des plannings hebdomadaire, mensuel et même annuel qui font parfaitement l’affaire. Le lien entre Rappels et le calendrier est sans souci, puisqu’aussi bien Busycal que Calendrier absorbent les événements et les tâches de Rappels. Busycal prend également en charge les tâches sans échéance… créées dans Rappels, mais c’est seulement pour le planning que je l’ouvre. Le planning annuel est très intéressant pour repérer longtemps à l’avance les périodes chargées et celles plus calmes, propices à accueillir de nouvelles activités.

Mon autre second cerveau est DEVONthink. Très peu d’entre vous auront sans doute l’occasion d’exploiter cet extraordinaire gestionnaire documentaire et ses fonctionnalités intelligentes. Alors, restons dans le compagnonnage Apple avec Notes.
Chaque élément dans Rappels peut recevoir une note. Je ne m’en prive pas ! C’est un atout majeur dans mon approche. J’ai effectué des tests, sans trouver de limite quant à la longueur de la note, mais le cadre de visualisation est tout petit et ne saurait être redimensionné. C’est là que Notes peut entrer dans le jeu. Si la note, le commentaire à ajouter à un truc dans Rappels est long, structuré, inclus des images, un PDF… il faut créer la note dans Notes et de coller son adresse dans la zone Note dans Rappels. Ce n’est toutefois pas transparent du tout ! Je ne vais pas réécrire ici un article sur le sujet ; relisez l’article du 15 janvier dernier, Comment j’utilise parfois Notes et Rappels ensemble…

Je vais tout de même vous dire comment je m’y prends avec DEVONthink, parce que c’est mieux pensé et bien plus simple. DEVONthink propose, tout simplement, une fonctionnalité nommée Item Link. Après avoir ouvert un document, une note dans DEVONThink, je récupère ce lien en demandant Edit > Copy item link (c’est aussi dans le menu contextuel). J’obtiens un lien de type x-devonthink-item://[identifiant unique].
Je le copie et je le colle dans la zone Note d’événement, d’une tâche, d’un truc dans Rappels. Quand je clique sur ce lien, DEVONthink est lancé si ce n’est pas déjà le cas et ouvre directement le document concerné.
S’il s’agit d’un PDF, je peux même faire un clic droit sur une page précise au moent d erécupérer l’adresse, avec la commande Copy Page Link… et c’est bien cette page qui s’ouvre depuis Rappels !

On peut faire encore plus simple quand on dispose d’un écran spacieux : la combinaison [option] [cmd] + glisser déposer d’un document de DEVONthink sur une fiche détaillée d’un événement, d’une tâche ou d’un quelconque autre truc dans Rappels insère automatiquement le lien.
Il existe encore d’autres possibilités plus fines dans DEVONthink… mais ce n’est pas le lieu de les détailler.

Rester simple, efficace, c’est la clé du succès

Comme dans mon premier article d’ailleurs, vous constatez qu’il n’y a dans mon approche aucune recette magique, si ce n’est rester très simple, presque sommaire. Combien de gens passent des jours à mettre sur pied un système complexe et perdent chaque jour plus d’une heure à exploiter un système qu’ils n’utiliseront que quelque temps, qu’ils abandonneront vite pour repartir de zéro sur encore une autre méthode. Je suis tombé moi-même dans le piège.
Quand je dirigeais simultanément plusieurs magazines d’informatique, j’étais dans la quête sans fin du système le plus complet, le plus sophistiqué… et je changeais d’application et de méthode comme de chemise.
Je m’en suis libéré en jouant la carte de la simplicité : travailler avec une application principale – sinon unique –, simple à mettre en œuvre ; n’avoir que très, très peu de listes permanentes ; limiter drastiquement le nombre de tags ; ne pas créer de sections si ce n’est pas un projet à suivre ; ne pas multiplier les trucs à sous-trucs (je pense que toute structure imbriquée complexe noie le poisson) ; ne pas chercher à exploiter TOUTES les possibilités que Rappels offre, mais uniquement celles qui collent parfaitement à mon approche personnelle, à ma manière de fonctionner…

Aujourd’hui, au fil de la journée, je ne passe au total rarement plus de quinze à vingt minutes dans Rappels : le matin (deux à trois minutes), le soir (cinq à huit minutes), le reste en saisie au cours de la journée. ✿

Busycal
DEVONthink