De la petite liste de choses à faire au second cerveau du quotidien

Dans cette première partie, je vais vous expliquer comment j’approche Rappels d’une manière plus large que ce pour quoi Apple l’a conçu. Et pourquoi je vous suggère de le faire aussi.

Depuis presque trois ans, j’utilise une application, Twos. Géniale ! J’en ai souvent parlé. Hélas, les premiers jets d’une version 2 auxquels j’ai eu accès ne m’enthousiasment guère. Je continue d’utiliser Twos, mais je suis aussi en quête d’une solution de secours au cas où…
Il s’agit de trouver une application qui, comme Twos, me permet de noter tout type d’éléments : une tâche à faire, bien sûr, mais aussi un rendez-vous, une idée, une personne, un lieu… Tout. Je veux éviter d’utiliser plusieurs applications différentes pour noter et gérer ces « things » , ces « choses » ou plutôt ces « trucs » – mot que j’avais proposé pour la première localisation en français de Twos.
Au lieu de me perdre dans les méandres du Mac App Store ou les threads parfois interminables de Reddit, j’ai pris un peu de temps pour redécouvrir Rappels qu’Apple nous livre avec macOS (et ses autres systèmes). Pouvait-elle faire l’affaire ? J’étais sceptique ! Mais, j’ai assez rapidement compris que, si, Rappels peut être exploité comme un Twos quelque peu simplifié…

Il existe mille et une façons d’utiliser des applications très personnelles, comme Rappels, Calendriers, Notes… Cet article est donc une sorte de journal pratique de ma redécouverte de Rappels et l’occasion de vous parler de mon approche de cette application.

Plutôt que de partir dans un très long article, peu confortable à lire en ligne et vrai casse-tête pour moi à l’édition du PDF du blog, la parution va s’étaler sur deux ou trois articles. En commençant, dans ce premier, par un retour sur les concepts de base, le mode opératoire, et la façon dont je tire parti des fonctions de Rappels pour arriver à mes fins.

Un compagnon dans la vie quotidienne

Peut-être voyez-vous dans Rappels un simple outil de suivi des tâches ou une liste de courses, que vous voulez faire dans la journée, dans quelques jours ou un jour prochain… Hum, hum… C’est une approche à mon avis limitée.

Mon approche est d’exploiter Rappels comme un « vide-poche » ou mieux encore, comme un « vide-cerveau ». Une application dans laquelle je note ce qui me passe par la tête, ce qu’il faut que je fasse et ce qui m’arrive aussi… C’est dans Rappels que j’entre également 90% des événements, au lieu de le faire dans un calendrier. Chaque événement est horodaté, assorti d’une note… et je coche la case une fois qu’il est effectué. Je ne conserve mon calendrier – Busycal – que pour référencer les événements courant sur plusieurs jours et pour visualiser une semaine ou un mois, deux choses que Rappels ne permet pas de faire. Objectif : conserver le plus possible un esprit clair et libre d’un stress inutile.
Vous allez me dire que je devrais plutôt utiliser la note rapide d’Apple Notes. Peut-être. Mais utiliser un outil numérique basé de prime abord sur le temps me semble plus judicieux.

Comme je l’ai dit au-dessus, je vais dans cet article parler de « trucs » autant que de rappels et de tâches : trucs à faire, trucs à penser, trucs à dire, trucs à goûter…
J’aborde donc Rappels dans une perspective large : celle d’un second cerveau. Généralement, on parle de « second cerveau » à propos de grosses applications de gestion de documents, de gestion des connaissances. Par exemple, DEVONthink.
Rappels joue une autre carte : il crée une frise temporelle au long de laquelle je tisse grâce à lui, peu à peu, ma mémoire. Celle de mon futur, donc forcément celle de mon passé. Car si je supprime le rappel des courses à faire, je n’efface pas les trucs que j’estime importants – même un rendez-vous chez le médecin, je conserve ! Je laisse cela sommeiller dans la liste Terminés. Je peux ainsi toujours remonter le temps, et me souvenir. Twos est un maître en matière, mais Rappels peut faire presque aussi bien.
Ainsi, Rappels devient-il au fil du temps un partenaire, un ami, un compagnon de route.

Bon, il est temps de prendre Rappels à bras-le-corps !
Cet article est basé sur la version macOS de Rappels, parce que ce blog s’appelle VVMac, mais aussi parce que je n’utilise vraiment l’iPhone qu’avec les applications Line et WhatsApp, et seulement quand je ne suis pas devant un de mes Mac. De toute façon, l’application fonctionne grosso modo identiquement, quoique vous utilisiez qui vient de chez Apple.

[NB : vous ne trouverez que peu de captures d’écran dans cet article. Rappels contient désormais beaucoup de choses qui me sont personnelles. Quant à tout masquer, ce n’est pas une solution très attrayante non plus].

Retour sur quelques bases pour débuter avec Rappels

Le premier choix important à faire quand on lance la première fois Rappels, c’est d’activer ou pas iCloud. À cette question, je réponds toujours oui. Parce que j’utilise deux Mac et un iPad mini (et que j’ai aussi un iPhone et une Apple Watch). Parce que c’est sécurisé, chiffré. Parce que, grâce à iCloud, Rappels, mais aussi Calendrier, Contacts, Notes, Apple Mail… sont accessibles sans Mac, sans iPhone, sans iPad… sur un simple PC, dans un café Internet, une bibliothèque….
Je laisse Rappels accéder à ma position et j’active ses notifications.
La position est importante. Par exemple, Rappels pourra se rappeler à mon bon souvenir quand j’arriverai chez le médecin et je pourrai alors consulter la note de ce rendez-vous… – je n’oublierai pas d’évoquer avec lui ce symptôme passager ou cette automédication que j’ai prise dans l’urgence.

Dans la barre latérale de gauche, en haut, les gros boutons colorés correspondent à des listes qu’Apple a estimé suffisamment consensuelles pour être mises en avant : Aujourd’hui, Programmés, Tous, Avec drapeau et Terminés. Ce sont des listes intelligentes – j’y reviens un peu plus loin.

À gauche, en haut de la barre latérale, les listes par défaut définies par Apple. À droite, les listes que l’on crée s’empilent sous ces gros boutons colorés.

Sous ces boutons, la section Mes listes regroupe les listes que je crée. Elles me permettent d’organiser tous mes trucs. Elles peuvent être simples ou intelligentes. Dans le premier cas, c’est moi qui affecte, à sa création ou plus tard, tel ou tel truc à une liste. Dans le second, la liste se remplit toute seule selon une règle que je construis avec des critères de tri. C’est comme les dossiers intelligents du FInder ou les Albums intelligents de Photos.
Apple a cependant placé ici une liste simple automatique nommée Rappels, dans laquelle s’enregistrent les trucs quand je ne précise pas une liste particulière à leur création. C’est la liste par défaut. Il y a aussi, tout en bas de la barre latérale, une Corbeille, réceptacle des trucs supprimés, conservés temporairement là au maximum trente jours, mais que je peux aussi bien vider à tout moment.

Des « trucs » et des listes… de trucs

Pour créer un élément quelconque, j’appuie sur le signe + de la barre d’outils ou directement dans la zone d’édition, à droite de la barre latérale. Je lui donne un titre, précise une échéance et éventuellement un lieu qui déclenchera une notification.

Surtout, il y a la note. Forcez-vous à utiliser cette possibilité ! Au lieu de simplement noter que je dois joindre Pierre sur WhatsApp, je précise en quelques mots ce que je compte lui dire, les suggestions que je veux lui faire, et le rendez-vous que je souhaite obtenir… toutes choses qui, si je ne les note pas, vont encombrer mon esprit jusqu’à cet appel, et risquent pourtant de s’évanouir avant même que la conversation débute. Je ne me rappellerai qu’après coup qu’aucun rendez-vous n’a été discuté !
Je ne néglige pas les tags et je pense à ajouter une photo si elle est susceptible de m’aider à me remémorer. Lorsque je tombe sur une bonne nouvelle boulangerie à Chiang Mai, je la prends en photo et j’utilise ce cliché chaque fois que je dois racheter du pain ou des viennoiseries.
Enfin, je réfléchis quelques secondes à ranger le truc ou pas ; si oui, je précise la liste. Petite limite ici : si les listes existantes ne conviennent pas, je ne peux a priori pas créer une nouvelle liste depuis la zone d’édition d’un truc. Il me faut le créer et l’enregistrer, puis créer une nouvelle liste, avant de revenir éditer mon truc en conséquence.
Attention, tout de même : pour les tags et les listes… rien ne sert d’en créer des dizaines. Cela ne vous aidera en rien, je trouve même cela contre-productif. Privilégiez quelques tags significatifs, englobants. De même pour les listes, et tirez tout le parti possible des listes intelligentes.

La liste Rappels, créée par défaut, peut être utilisée pour la saisie ultrarapide, quand je ne veux pas ou n’ai pas le temps d’entrer dans les détails. Je note juste mon truc, que j’enrichirai d’autres informations (échéance, niveau d’importance, tags, drapeau, lieu…) puis rangerai plus tard, à un moment calme de la journée, ou lors de la séance de bilan que je fais chaque jour, en soirée – cela déstresse avant d’aller me coucher. Mais si vous avez le temps, ne bâclez pas l’opération, rangez au moins le truc tout de suite dans une liste. Outre la date d’échéance, voire l’heure, Rappels permet d’entrer de nombreuses autres informations. Plus un « truc » est renseigné, plus il a du sens et mieux c’est !

Créez une nouvelle liste, puis créez un truc

L’outil de création d’une liste se trouve en haut, à droite de la barre latérale. Histoire de vous faire la main, contenez-vous peut-être au départ de créer seulement deux listes. En fonction de votre situation, réfléchissez à ce qu’elles pourraient être. Si vous êtes en activité, envisagez une liste Pro et une liste Perso. C’est le B.A.BA de l’organisation. Mes deux listes clés sont GENERAL et VVMAC, parce que ma vie s’articule entre le blog et mon quotidien à Chiang Mai.

Créez un truc, dans la liste Perso. Tapez « Lavez la voiture ». Vous pouvez directement l’éditer, mais je préfère cliquer sur le petit ⓘ en regard, pour ouvrir la fiche détaillée. Remplissez-la avec autant d’informations que possible.

Parmi les nombreux détails qui peuvent être fixés, je vous ai déjà expliqué à quel point la section Note, la première de la fiche, est essentielle.
Vous pourriez, par exemple, écrire : « le tapis du coffre n’a pas été nettoyé depuis six mois » – c’est si facile de laver l’extérieur de la voiture et d’oublier d’ouvrir le coffre, non ?
Je consigne dans la zone de note tout ce qui me passe par la tête à propos du truc à faire. Cette section Note me permet de détourner Rappels de son objet premier pour en faire un second cerveau.
Par exemple, si lors d’un passage à Paris, je crée le truc : « Visite du Mussé Picasso », je vais ajouter au fil de la journée, des informations, apporter du contexte : avec qui je fais cette visite, mes impressions, quelles émotions face à tel tableau… mais aussi que j’ai pris un café et une sucrerie dans un salon de thé en sortant, et cette remarque sur le musée qu’e’a judicieusement fait l’ami avec qui j’étais.
J’ai longtemps pensé que Rappels n’était pas un bon nom pour cette application. Mais si je donne à « rappels » le sens de « souvenirs » plutôt que de « notifications », alors Rappels peut être utilisé pour l’ensemble de la vie, et pas seulement pour la liste des courses du lendemain ou pour être notifié que rendez-vous chez le dentiste est dans trois quarts d’heure.

Outre la note, l’autre élément clé est l’échéance. Il est crucial de toujours s’imposer une perspective temporelle, même floue. Noter « Aller chez le coiffeur »… pourquoi pas, si c’est la seule tâche qui traîne dans Rappels. Sinon cela n’a pas de sens. « Aller chez le coiffeur, jeudi », c’est déjà mieux. « Prendre un rendez-vous demain chez le coiffeur, pour mercredi 24 », c’est encore plus efficace !
L’intérêt est que Rappels gère lui-même ces informations temporelles pour remplir les deux listes intelligentes Aujourd’hui et Programmés.

Il faut donc, autant que possible, toujours fixer une échéance, sinon les trucs s’accumulent dans le vrac de la liste Rappels. Au-delà d’une semaine, on est submergé par la liste de tâches, de rappels et de trucs… on désespère de s’en sortir et on arrête bien souvent de se servir de l’application.
L’échéance est aussi une information importante, puisque Rappels reporte automatiquement les trucs datés au lendemain s’ils n’ont pas été effectués et ainsi de suite, avec le retard clairement indiqué en rouge.

Explorez les autres détails que vous pouvez préciser pour chaque truc. Par exemple,
le champ URL peut constituer l’essentiel d’un « truc » à se souvenir. Tirez-en parti dès que cela fait sens.

Vous avez sans doute remarqué que chaque élément dans les listes de Rappels est précédé d’une petite puce ronde évidée. Cochez cette case à cocher pour signifier que la tâche a été accomplie, que le truc a été vu, lu, fait… Comme je l’ai dit plus haut, vous pouvez cocher dans l’instant ou attendre le bilan en soirée. Je ne supprime un truc fait que si vraiment il ne sert à rien de le conserver. Mais si jamais il a un intérêt mémoriel, même infime, je le laisse simplement dans la liste Terminés. Un jour, peut-être serais-je bien content que Rappels le
« remonte à la surface ».

Dans les articles suivants, j’évoquerai les différents modes de présentation, les liens possibles avec d’autres applications et d’autres petites choses encore. Je vous donnerai quelques idées, parfois exotiques, pour exploiter Rappels au-delà de ce que la plupart des gens font avec – idées que vous pourrez sans doute mettre en œuvre avec n’importe quel autre gestionnaire. ✿