Utilisez la fonction des e-mails «suivis» d’Apple Mail

L’application de messagerie d’Apple propose, depuis macOS Ventura et iOS-iPadOS 16, une fonction qui vous rappelle des messages que vous avez envoyés, qui devaient a priori recevoir une réponse, mais n’en ont pas reçu après trois jours (un délai qui ne peut être modifié dans les réglages de Mail). C’est une fonction activée par défaut. Voici comment l’exploiter…

La fonction de suivi des courriels peut se révéler intéressante si vous avez du mal à vous y retrouver dans vos nombreux échanges, mais vous pouvez aussi bien la désactiver si elle vous est inutile.
Sur Mac, iPhone et iPad, la fonction est identique à quelques détails près. Puisque ce blog se nomme VVMac, c’est sur Mac que je vous en explique l’usage.

Activez la fonction Suivi de Mail

Ouvrez Mail pour macOS, puis allez dans Mail > Réglages. Dans l’onglet Général, vérifiez que la case Suggestions de suivi [1] est bien cochée. Elle l’est en principe par défaut, mais vous l’avez peut-être désactivée alors que vous ne compreniez pas à quoi elle servait.

Quand les suggestions de suivi sont activées, Mail utilise l’intelligence artificielle intégrée (qui n’est pas liée à Apple Intelligence) pour examiner les messages que vous envoyez. Si Mail détecte des e-mails contenant des questions ou remplissant certains critères sur lesquels il s’appuie, il les place en copie dans un dossier spécifique nommé Suivi.
Quand il constate qu’ils n’ont pas fait l’objet de réponses après trois jours écoulés, il les remonte automatiquement en haut de la boîte de réception. Cela peut sembler un peu déroutant, mais l’objectif est de vous aider à ne pas oublier les courriels importants et à répondre aux questions en suspens.

Une analyse assez basique

Sur quoi se base l’intelligence qui œuvre en coulisses ?
Elle repère des mots-clés dans l’objet ou dans le corps du message [2] tels que : urgent, action requise, à faire… ainsi que la présence de questions (matérialisées par un point d’interrogation) . Sont également pris en compte le fait que le message fait déjà partie d’une conversation, d’un échange, ou que vous êtes référencé (seul) en CC ou CCI comme destinataire.

La petite intelligence de Mail se trompe parfois

Il arrive à Mail de placer en Suivi des messages pour lesquels on n’attend rien en retour, bien qu’ils comportent certains des « critères » de classement en Suivi.
Par exemple, vous pouvez envoyer un message juste avant une réunion, dans lequel vous soulevez des questions qui seront traitées de vive voix en présentiel ou lors du briefing vidéo, quelques heures plus tard.
Comme je l’ai dit plus haut, ces e-mails détectés seront listés, en copie, peu après leur envoi dans la boîte aux lettres Suivi [3]. J’aimerais avoir une case à cocher ou un basculeur dans l’en-tête de l’e-mail pour forcer la fonction Suivi ou, inversement, la désactiver ponctuellement.

Vous ne voyez pas de boîte Suivi dans la barre latérale ? Elle devrait être « dynamique » et apparaître quand il existe des e-mails suivis, mais cela ne semble pas être le cas, c’est du moins mon expérience. Pour voir cette boîte et y accéder, cliquez, en regard du libellé Favoris (en haut de la barre latérale de Mail), sur le signe + qui apparaît quand vous le survolez du pointeur. Dans le dialogue Ajouter un favori [4], sélectionnez Suivi dans la liste déroulante, enfin cliquez sur OK.
Si vous ne voyez pas le choix Suivi, c’est que vous avez désactivé la fonction par le passé ; il n’est proposé que si la case Suggestions de suivi est cochée dans Réglages de Mail > Général.

Relancer les correspondants qui ne répondent pas

Comme je l’ai dit ci-dessus, après l’envoi, un e-mail que Mail pense devoir « suivre » est bien enregistré dans la boîte Tous les envoyés, mais aussi copié dans la boîte Suivi.
Vous pouvez à tout moment sélectionner l’e-mail placé en Suivi, cliquer sur Message dans la barre de menus et choisir Ignorer le suivi parmi les options ; cette option est également disponible dans le menu contextuel de Mail.

Si après trois jours écoulés, aucune réponse n’est arrivée, Mail replace automatiquement le message en haut du dossier Toutes les boîtes – ainsi qu’en haut de la boîte de réception du compte depuis lequel il avait été envoyé — si vous gérez plusieurs comptes de messagerie dans Mail.

En en-tête de cet e-mail qui « remonte à la surface », un bandeau bleuté [5] indique sobrement que ce message a été envoyé il y a X jours et, tout à droite, vous pouvez cliquer sur le bouton Suivi pour créer un message de relance au(x) destinataire(s) qui n’a(ont) pas répondu au premier envoi.

Ce message de relance reprend le contenu de l’e-mail initial, avec la date et l’heure de son envoi ainsi que tout son contenu ; le destinataire est automatiquement ajouté au champ À et l’objet commence par Re :. C’est à vous bien sûr de rédiger le texte de la relance, en essayant d’être ou plus convaincant ou plus strict, afin d’obtenir rapidement une réponse.

Si vous décidez de ne pas relancer, supprimez ce message immédiatement ou laissez-le simplement en place — il disparaîtra automatiquement de la boîte de réception après une journée. ✿