Des fonctionnalités trop méconnues d’Apple Notes, à exploiter au quotidien !

De plus en plus d’utilisateurs Mac reviennent vers Apple Notes, car nombre d’applications de prises de notes tierces, qui étaient intéressantes à une époque, sont devenues des outils trop complexes. S’il y a quelques années, elles apportaient des fonctions qui faisaient cruellement défaut à Apple Notes, elles sont aujourd’hui de vraies usines à gaz dont peu d’utilisateurs comprennent vraiment le fonctionnement et en exploitent les fonctionnalités.

Durant tout ce temps, Apple Notes a aussi évolué, doucement, en toute discrétion, hors de la pression des utilisateurs « avertis » qui en demandent toujours plus. L’application a su rester simple et abordable. S’il est indéniable qu’Apple a peu à peu enrichi Apple Notes de fonctions efficaces, elle n’a pas toujours su les mettre en avant ni les expliciter. On peut donc passer à côté, alors qu’elles peuvent intéresser tous les utilisateurs de Notes – et même d’attirer de nouveaux utilisateurs !

Je vous propose de passer en revue quelques fonctions que vous n’avez peut-être pas remarquées ou dont vous n’avez pas compris immédiatement le fonctionnement.

Glisser des e-mails dans Notes

Au lieu de seulement conserver des e-mails dans des dossiers dans Mail, vous pouvez aussi les relier à des projets dans Apple Notes. Ce qui leur donne une nouvelle vie. Vous pouvez ainsi ajouter à un dossier Rénovation de l’appartement dans Notes – qui contient plans, description, liste de fournisseurs… – les liens vers vos échanges avec l’architecte et les autres corps de métier avec lesquels vous êtes en relation – les e-mails et leurs pièces jointes. Cette proximité donne un sens à ces échanges.
Lancez à la fois Mail et Notes. Créez une nouvelle note ou ouvrez une note existante. Glissez un e-mail vers cette note – à l’endroit que vous voulez dans le corps de la note. Apple Notes crée un lien.
S’il s’agit d’une nouvelle note, l’objet du message est automatiquement utilisé comme titre de la note. Ce lien intégré n’est parfois pas suffisant en soi, vous pouvez modifier le titre, et compléter cette note avec des éléments qui lui donneront encore plus de valeur (des mots-clés, du texte, des illustrations…), et bien sûr, y glisser les pièces jointes qui accompagnent l’e-mail.

Vous pouvez bien entendu ajouter plusieurs e-mails à une même note si cela s’avère nécessaire ; vous aurez vraiment tous les éléments bien regroupés dans Notes. C’est d’autant plus pratique que les liens entre Notes et Mail restent fonctionnels même si vous déplacez les e-mails vers d’autres dossiers de classement dans Mail.

Est-ce que ça marche entre Notes et un autre client de messagerie ? Non. Certes, je peux très bien glisser un e-mail depuis mon application eM Client dans le corps d’une note, mais si je clique sur ce lien, Notes ouvre systématiquement Mail, ce qui va déboucher sur une erreur (sauf si Mail relève de son côté les mêmes comptes que l’autre client, et que le message est toujours sur le serveur IMAP). Il n’y a aucun moyen d’imposer à Notes l’usage d’un autre client de messagerie. Apple privilégie son propre écosystème.

Intégrer Notes à Rappels – et avec Calendrier

Apple joue la carte de son écosystème au-delà de Mail, avec une intégration de Notes à Rappels. On peut aussi faire quelque chose avec Calendriers, même si c’est un « peu tordu ». Cela pourrait être beaucoup mieux réalisé que ça ne l’est aujourd’hui. C’est laborieux, alors qu’on attendrait que tout se passe en glisser-déposer.
Comment faire ? Créez une note, par exemple, une liste de livres à emprunter à la bibliothèque ou une recette à cuisiner pour le déjeuner du prochain dimanche. Dans le menu Partager de la note, choisissez Rappels. Un nouveau rappel est instantanément créé qui contient le lien vers la note. Dans Rappels, cliquez le lien pour afficher la note.
Il n’est pas possible de relier différentes notes à un même rappel, ni d’ajouter une note à un rappel existant, du moins de cette façon.

Il existe une autre approche pour ajouter une note à un rappel existant, qui tient de la « bidouille ». En préalable, il faut avoir stocké les notes sur iCloud – et pas sur votre Mac. Ouvrez la note choisie et demandez à partager la note. Activez l’option Collaborer. Dans le panneau qui s’ouvre, entrez votre propre nom (qui est en principe enregistré dans Contacts), puis cliquez sur le bouton Copier le lien. Vous obtenez un lien iCloud que vous pouvez ensuite coller dans le champ note du rappel ; un clic dessus ouvrira Notes, exactement sur la note liée. Il est ainsi possible de coller dans le champ note du rappel, les uns en dessous des autres, plusieurs liens vers autant de notes dasn Apple Notes.
Apple n’a pas développé d’intégration directe vers Calendrier. Mais là encore, en utilisant la méthode détaillée ci-dessus, vous pouvez rajouter des liens dans des événements. Toutefois, depuis Sonoma, on peut faire autrement, en créant d’abord un rappel daté avec un lien de note : il apparait automatiquement dans Calendrier ; on peut alors cliquer sur les liens.

Mise à jour du 10-12-2025
L’utilitaire Supercharge de Sindre Sorhus propose, dans son écran de réglages Tweaks, une section Notes avec une option qui nous intéresse ici : récupérer directement le lien d’une note ouverte à l’écran. Il s’agit du lien dans la base de données locale de Notes. J’ai testée ce tweak qui fonctionne plutôt bien. On peut ensuite coller le lien dans une application, dans un document. Cependant, il peut y avoir des ratés, quand le collage ne conserve pas le lien mais seulement le titre. Si tout se passe bien, cliquer sur le lien ouvrira l’application Notes (si elle est fermée) et affichera la note correspondante.

Enregistrer des liens web

De même que je peux lier les e-mails à des notes, je peux enregistrer des URL dans une note. Même si cela s’avère effectivement moins pratique et fluide qu’une application dédiée, Apple Notes peut être utilisée comme un gestionnaire de liens. Mais ce n’est pas l’utilisation que j’en ai. En revanche, dès que cela fait sens, j’ajoute des liens web dans les notes, pour regrouper toutes sortes d’informations, y compris des sites, sur un sujet donné. Je récupère de la même façon de nombreux liens vers des vidéos, depuis YouTube ou Facebook. Je les gère aussi sur ces services, dans des dossiers et sous-dossiers (dans YouTube avec une extension Chrome), mais Apple Notes me permet de replacer ces vidéos dans un contexte plus riche, ce qui est important.

Notez que, dans les navigateurs web ou dans l’application YouTube, par exemple, le menu Partager standard propose une option Apple Notes. Si vous l’utilisez, les vidéos vont apparaître sous forme de petits aperçus. Notes dispose de son propre lecteur multimédia et peut lire des vidéos, mais pas celles de YouTube. Il est bien trop minimaliste pour assurer cette fonction, et on obtient immanquablement une erreur 4 quand on clique sur une vignette. Il faut donc se contenter de coller de simples liens qui s’ouvriront dans le navigateur par défaut.

Exploiter des notes manuscrites

J’ai un vieil iPad mini 5 sur lequel il m’arrive de créer des notes avec un stylet (j’ai un simple stylo qui m’a coûté trois fois rien et suffit largement pour l’écriture et pour tracer éventuellement un schéma ou un croquis rapide, sans détails). Je peux prendre des notes à la volée quand je lis une documentation, quand je consulte un site web ou que je visionne un cours ou une conférence dans YouTube. C’est nettement plus pratique que d’utiliser le clavier virtuel de la tablette ou de basculer mon clavier physique du Mac à l’iPad.
Toutes les notes manuscrites sont envoyées sur iCloud et je les retrouve donc sur mon Mac. Je ne peux pas les éditer, mais je peux néanmoins les organiser, les enrichir d’éléments divers, les regrouper avec d’autres notes dans des dossiers…
C’est le même principe avec les scans de notes manuscrites que je fais avec l’iPhone quand j’écris des bribes d’informations sur un coin de nappe en papier ou quand on me passe un Post-It que je ne vais pas conserver, mais photographier immédiatement. Tout cela va venir muscler ma base de données de Notes.
Notes effectue, grâce à l’IA intégrée, une reconnaissance de l’écrire manuscrite (quand l’écriture est lisible), si bien que les documents numérisés sont exploitables pour une recherche, au même titre que d’autres éléments. Je peux aussi m’en servir avec d’autres outils d’IA plus puissants et polyvalents.

Créer des tableaux pour présenter des informations

Si vous avez besoin d’organiser des informations de façon claire, créer un tableau peut être une bonne approche. C’est possible dans Notes, même si la fonctionnalité est malheureusement plus limitée que dans Pages ou dans Keynotes. Je ne comprends pas pourquoi je ne bénéficie pas de toutes les possibilités. Si je peux ajouter ou supprimer des rangées et des colonnes (il faut appuyer longuement sur les points situés à côté de chaque ligne ou colonne), régler leur largeur ou hauteur à la main est par contre impossible, ce qui est gênant. Les points de sélection qui peuvent apparaitre servent à diminuer ou augmenter la sélection d’un ensemble de cellules, pas à les modifier.
Notes ne donne accès à aucune fonction de calcul ou de manipulation des données présentées sous forme de tableaux ; c’est donc juste un simple mode de présentation. Pourtant, dans le corps du texte d’une note, l’IA permet de réaliser des calculs de base, tandis que l’intégration entre les applications Calculatrice et Notes permet de créer dans cette dernière des Notes mathématiques.

Utiliser Notes avec des PDF

Apple Notes peut vraiment servir de second cerveau puisqu’il peut intégrer toutes sortes de pièces jointes aux notes, en particulier les PDF, sans avoir à les lire systématiquement dans Aperçu. En effet, si je peux joindre aux notes un document Pages ou Word ou encore un tableau Numbers ou Excel par exemple, d’autres applications sont nécessaires quand je souhaite les consulter. Dans le cas des PDF, Apple a ajouté à Notes un lecteur pas si rudimentaire qu’on peut le penser de prime abord. Il n’est certes pas aussi polyvalent qu’Aperçu, mais permet de choisir différentes tailles d’aperçu, de faire défiler les pages des fichiers, et même de remplir des formulaires.

Apple Notes se rapproche mine de rien des gestionnaires documentaires. J’ai ainsi placé dans Notes toutes les documentations PDF de mes appareils électroniques les plus divers. L’affichage en taille moyenne est, la plupart du temps, parfait pour consulter un PDF, avec une vue d’ensemble de la note, ce qui permet de modifier cette dernière tout en lisant le PDF. Et si vous ne vous sentez pas trop à l’étroit, un double-clic ouvre Aperçu au besoin.

Enregistrer et transcrire en direct

Quand vous suivez un événement en présentiel ou que vous avez une conversation en visio, vous pouvez enregistrer dans Notes. Il suffit de créer une nouvelle note, de cliquer sur le trombone et de choisir Enregistrer l’audio. C’est le même mode opératoire sur Mac que sur les mobiles. Cette fonctionnalité enregistre l’intégralité du cours, par exemple, et vous pouvez aussi obtenir d’un clic (bouton trois points) une transcription qui vient enrichir la note. Plus besoin de retaper à la main les passages clés ! Bien sûr, on peut aussi utiliser une application de dictée et de transcription tierce dédiée, utilisant des modèles de transcription puissants, comme Parakeet, un modèle de NVIDIA. Des applications dédiées, il en existe des dizaines, plusieurs sont gratuites et excellentes. Tout le monde utilise plus ou moins les mêmes modèles de toute façon, tout joue après sur l’interface utilisateur et l’intégration d’autres outils d’IA en post-transcription. Sauf chez Apple : Notes s’appuie sur un modèle de reconnaissance de la voix et de transcription maison, installé avec macOS et les autres systèmes. Je trouve qu’il fonctionne bien en français. Il prend en charge les principales grandes langues du monde. La fonctionnalité est disponible même hors connexion sur les iPhone compatibles avec Apple Intelligence.

Tirer parti des outils d’IA

Comme de nombreuses applications d’Apple et pratiquement toute application correctement conçue et prenant en charge l’entrée de texte, Notes dispose de plusieurs fonctionnalités liées à Apple Intelligence, notamment le bloc de fonctions Outils d’écriture, qui vont de la correction du texte à la création automatique d’un tableau ou d’une liste à partir d’une sélection, en passant par le résumé ou encore l’extraction de points-clés…. Et si les résultats obtenus ne conviennent pas, ou s’il n’y a pas assez d’options proposées, le menu Apple Intelligence permet de faire appel, via la commande Rediger, au modèle ChatGPT (dans les limites de votre statut – gratuit ou abonné – en regard du service d’OpenAI).

Il n’est pas possible en revanche de tirer parti de la création d’image via Image Playground.
Bien entendu, si vous disposez d’autres outils d’IA, il n’y a rien de plus simple que de les utiliser en génération de texte dans Notes, comme dans d’autres applications.
On utilisera aussi des assistants IA tiers comme Raycast, Alter ou encore Enconvo, pour créer, supprimer… manipuler les notes. En revanche, pour analyser la base des notes et discuter avec ces dernières, Apple Intelligence et la plupartd es assistants IA que je connais ne font pas l’affaire. Cela viendra peut-être en 2027. En attendant, si vous souhaitez exploiter cette possibilité, choisissez Elephas qui s’en sort bien.

Relier des notes les unes aux autres

Une puissante fonction est, en partie, disponible actuellement dans Apple Notes : les liens hypertexte. On a vu plus haut que vous pouvez créer des liens entre Notes et Mail, Rappels et Calendrier. Ici, il s’agit de liens internes à l’application servant à mettre des notes en correspondance les unes avec les autres.
Il suffit de taper >> et de commencer à saisir le titre d’une autre note. L’application propose alors des notes pouvant correspondre ; il vous suffit de toucher celle que vous souhaitez relier. Un « lien cliquable » est créé directement dans la note affichée vers la note ciblée.
On peut se servir de cette fonctionnalité pour coordonner des notes dans le cadre d’un projet, ou pour créer des « notes maîtres » qui ne sont composées que de liens, comme une table des matières d’un livre.

Capitaliser sur les dossiers intelligents

Apple Notes est très souple en matière d’organisation des notes. On peut bien sûr créer, de façon très traditionnelle, des dossiers et toute une hiérarchie de sous-dossiers. Cette structure formelle et très rigide sera efficacement compensée par l’usage des liens hypertexte dont je viens de parler. Mais on peut également utiliser des mots-clés, des tags, une technique puissante pour organiser la base des notes sans dossiers ou pour disposer d’autres vues sur les notes en plus de la structure hiérarchique.
Enfin, on peut créer des dossiers dynamiques, dits intelligents, qui s’auto-alimentent en fonction de requêtes enregistrées, basés sur différents critères, dont les tags. C’est le même principe que dans de nombreuses autres applications, comme Photos, Mail ou le Finder.

Exporter au format Markdown

Le seul frein à une adoption plus large d’Apple Notes par les utilisateurs Mac fut jusqu’ici, à mon avis, l’absence de bonne solution d’export des notes. Le PDF n’en est pas une, sauf à vouloir conserver des notes sous forme d’archives non modifiables. Mais si l’on veut, par exemple, exporter pour changer « de crémerie » ou exploiter des notes dans un outil d’IA comme NotebookLM (très rares sont les outils capables de prendre en charge la base de données des notes), un autre type d’export est absolument nécessaire. Avec iOS 26, iPadOS 26 et macOS 26, Apple a enfin doté Apple Notes d’un export au format Markdown.
Markdown s’est, au fil de ces dernières années, imposé comme la lingua franca des applications de prise de notes et des gestionnaires de documents. C’est désormais LE format de référence. Grâce à ce système, l’utilisateur d’Apple Notes n’est plus bloqué dans un format propriétaire. Exporter des notes en Markdown, puis les ouvrir ailleurs devient un jeu d’enfant. Certes, comme il existe un grand nombre de variantes du Markdown, qui s’est de plus largement étendu pour gérer des choses de plus en plus complexes, il y aura toujours en sortie des petites pétouilles à réparer éventuellement à la main, mais ce n’est pas gênant puisque, après tout, tout cela ne n’est rien que du texte brut.

Utiliser cet export est très simple. Ouvrez Apple Notes, sélectionnez une ou plusieurs notes (y compris en discontinu, mais dans le même dossier) et demandez Fichier > Exporter vers > Markdown.
Vous récupérez alors un dossier Archive à l’emplacement désigné qui contient le texte des notes au format Markdown et un sous-dossier Attachments qui regroupe les éléments illustratifs des notes et autres pièces jointes. Si vous ne changez pas l’architecture de ce dossier, les notes contenant des images s’afficheront avec ces dernières dans un éditeur Markdown. Ça ne marchera cependant pas avec un PDF joint à une note – la note s’affichera sans le PDF qui ne peut pas être pris en charge par l’application Markdown – en tout cas cela n’a pas fonctionné avec les applications dont je dispose.
L’autre point qui peut gêner encore, c’est que cet export ne s’effectue que pour une sélection de notes d’un même dossier. Il n’est pas possible d’exporter la base entière, un ou plusieurs dossiers, ou une sélection de notes appartenant à différents dossiers.
Pour un export « en masse », je vous conseille d’utiliser l’application Exporter dont j’ai parlé à l’occasion de la sortie de sa version 4 – l’export se fait aussi en Markdown. ✿